Eine Software, die Ihre ganze Praxis trägt.
Vom ersten Termin bis zur bezahlten QR-Rechnung — jede Funktion ist da, durchdacht und schön.
Terminplanung
Der Kalender, der mitdenkt
Ihre Woche auf einen Blick — farbcodiert nach Behandlung, mit echtem Drag & Drop.
- Wochenkalender mit Drag-&-Drop-Verschieben im 15-Minuten-Raster
- Serien- und Bulk-Termine inkl. Status in einem Schritt
- Kalender drucken oder als PDF, Statusfarben für den ganzen Eintrag, Raster 60/30/15/10 Minuten
- Online-Anfragen mit einem Klick bestätigen oder ablehnen — der Patient wird benachrichtigt
- Erinnerungen per E-Mail (kostenlos) und auf Wunsch per SMS — plus Kalender-Abo (iCal) für Ihr Handy
- Patienten-Recall: erinnert nach einer Behandlungspause an die Folgebehandlung — Sie bestimmen Zeitpunkt, Vorlage und Text, mit Buchungslink
Patienten & Krankenakte
Das ganze Dossier an einem Ort
Stammdaten, Krankenakte mit Befund und Verlauf, Dokumente und Nachrichten — für TCM-Praxen zusätzlich Kräuter-Rezepturen und Akupunktur. Das ganze Dossier ohne Zettelwirtschaft.
- Schweizer Stammdaten & Krankenakte: Beschwerde, Diagnose, Befund und Verlauf je Sitzung — für TCM-Praxen mit Zunge & Puls
- Für TCM-Praxen: Kräuter-Rezepturen mit Arznei-Autocomplete, klassischen Formel-Vorlagen, Dosierung & Zubereitung — PDF für Patient und Apotheke
- Für TCM-Praxen: Akupunktur-Dokumentation mit Punktekatalog, Methode je Punkt, häufige Kombinationen als Vorlagen — Behandlung als PDF
- Dokumente & sichere Nachrichten, Rezepturen und Verordnungen im Patientenportal einsehbar
- Bestehende Patienten aus jeder Software per CSV/Excel-Import übernehmen — inkl. Duplikat-Erkennung
- Verlaufsbericht an den Versicherer: Entwurf aus den Einträgen der Krankengeschichte, vor dem Versand prüf- und korrigierbar
Digitale Anamnese
Der Anamnesebogen füllt sich zu Hause aus
Senden Sie neuen Patienten den Anamnesebogen als Link — die Antworten stehen strukturiert in der Krankenakte, bevor die Erstkonsultation beginnt.
- Fragebogen für die Komplementärmedizin: Beschwerden, Vorgeschichte, Medikamente — für TCM-Praxen zusätzlich Schlaf, Verdauung, Energie u.v.m.
- Unterschrift und Einwilligungen (Datenschutz, Behandlung) direkt im Formular
- Antworten fliessen automatisch in Krankenakte und Einwilligungs-Register
- Funktioniert auf dem Handy — oder auf dem Praxis-Tablet im Wartezimmer
KI-Assistent
Die Praxissoftware, mit der Sie einfach sprechen
Der eingebaute KI-Assistent nimmt Ihnen Klicks und Schreibarbeit ab: Er versteht Sprache, füllt Masken vor, beantwortet Fragen zur Bedienung und dokumentiert mit — Sie prüfen und speichern. Nichts wird ohne Ihre Freigabe übernommen.
- «Neuer Termin für Frau Meier morgen 14 Uhr»: per Text oder im Sprachgespräch — der Assistent füllt die Maske vor, fragt bei Unklarheiten nach und beantwortet auch Fragen zur Bedienung
- Eingegangene Anamnesebögen als kompakte Zusammenfassung für die Erstkonsultation
- Neue Patienten per Foto der Krankenkassenkarte erfassen — die Stammdaten füllen sich automatisch
- Ausgabe auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Chinesisch — Bilder werden nie gespeichert
- Sprechen statt tippen: Behandlung diktieren — die KI transkribiert (Deutsch inkl. Schweizerdeutsch, Französisch, Englisch, Chinesisch) und füllt die Akte, Sie prüfen und speichern
- Freie Behandlungsnotizen werden zu strukturierten Einträgen — und für TCM-Praxen schlägt die KI auf Wunsch Behandlungen vor: Akupunktur, Rezeptur, Moxa, Schröpfen, Tuina oder Diätetik
Abrechnung
Vom Termin zur QR-Rechnung in Sekunden
QiFlow Online findet abrechenbare Termine selbst und erstellt den standardisierten Beleg.
- Abrechenbare Termine werden automatisch gefunden und verrechnet
- Tarif-590-Rückforderungsbeleg mit offizieller Schweizer QR-Rechnung und 2D-Matrixcode (Standard 5.0)
- Positionen direkt aus den Tarif-590-Leistungen der Behandlung
- Versand per E-Mail, als Portal-Link ohne Anhang oder per Post durch QiFlow — überfällige Rechnungen werden automatisch markiert und gemahnt
- Ziffernstamm mit Stichtag: ausgelaufene Tarifziffern werden abgewiesen, mit Hinweis auf die Nachfolgerin
- Tarifblätter: eigener Preis und Höchstpreis je Versicherer, Standort und Therapieperson
- Parallelbehandlung: überlappende Zeit wird automatisch als Einwirkzeit (Ziffer 1146) verrechnet
Zahlungseingang & Mahnwesen
Vom Versand bis zum Zahlungseingang — ohne Abtippen
Rechnungen gehen in einem Lauf raus, Zahlungen kommen per Kontoauszug zurück, Ausnahmen sind in Minuten erledigt.
- Rechnungslauf: alle offenen Termine in einem Durchgang, mit Vorschau je Patient (Positionen, Preis, Versandweg, Beleg-Vollständigkeit), bevor etwas geschrieben wird
- Versand per E-Mail, als Portal-Link ohne Anhang oder per Post durch QiFlow — gedruckt, kuvertiert, verschickt
- Bank-Import camt.053: Zahlungen werden per QR-Referenz zugeordnet, für den Rest gibt es Vorschläge; Teil- und Überzahlungen sauber verbucht
- Mahnstufen mit Gebühr, per E-Mail oder automatisch per Post — Zahljournal mit Teilzahlungen je Rechnung
- Storno mit Pflichtgrund; nach dem Versand entsteht eine Gutschrift als Gegenbeleg, der Grund steht im Änderungsprotokoll
- XML 5.0 (generalInvoice) je Rechnung für den elektronischen Versand über HIN oder Intermediär — mit Prüfung, ob GLN, ZSR und AHV vollständig sind
Preise
Jeder Versicherer sein eigener Ansatz
Dieselbe Tarifziffer kostet nicht überall gleich viel — QiFlow rechnet trotzdem automatisch richtig.
- Eigener Preis und Höchstpreis je Versicherer, Standort und Therapieperson
- Passen mehrere Regeln, gewinnt die spezifischste: Versicherer vor Person vor Standort
- Höchstpreise kappen nach unten und heben nie an — was der Versicherer akzeptiert, wird verrechnet
- Preiswechsel im Voraus erfassen; massgebend ist das Behandlungs-, nicht das Rechnungsdatum
Anerkennungen
Keine Rechnung ohne gültige Anerkennung
Läuft Ihre EMR- oder ASCA-Anerkennung ab, zahlt der Zusatzversicherer nicht. QiFlow merkt es vorher.
- EMR, ASCA, NVS, SPAK, OdA AM, Visana und kantonale Bewilligungen mit Gültigkeit hinterlegt
- Vorwarnung 60 Tage vor Ablauf auf der Übersicht — eine Erneuerung dauert Wochen
- Nach Ablauf wird die Fakturierung für diese Person gesperrt, mit Nennung des Trägers
- Mehrere Anerkennungen je Person; abgelaufene bleiben als Verlauf stehen
Online-Zahlung
Bezahlt, bevor die Mahnung nötig wird
Jede Rechnungs-E-Mail enthält einen «Jetzt bezahlen»-Link — Patienten zahlen per TWINT oder Karte, das Geld fliesst direkt auf Ihr Konto.
- TWINT und alle gängigen Karten — ohne separaten Vertrag mit einem Terminal-Anbieter, Stripe-Konto in rund fünf Minuten eingerichtet
- Rechnung wird automatisch als bezahlt verbucht — Gebühr und Netto stehen fürs Buchhalten bereit
- Auch im Patientenportal: offene Rechnungen direkt online begleichen
- In rund 5 Minuten eingerichtet — QiFlow verrechnet keine eigenen Gebühren
Online-Buchung
Ihre Praxis, rund um die Uhr buchbar
Patienten wählen echte freie Zeiten — Sie behalten die Kontrolle.
- Echte Verfügbarkeit: Öffnungszeiten minus belegte Termine, je Behandler
- Eigener Buchungslink für Website, E-Mail-Signatur oder QR-Code
- Schutz vor Doppelbuchungen am selben Tag
- Neue Anfragen erscheinen direkt auf Ihrem Dashboard
Patientenportal
Ein Portal, das Patienten wirklich nutzen
Selbstständig Termine verwalten, Rechnungen einsehen, sicher kommunizieren.
- Termine verschieben oder stornieren — mit freien Alternativ-Slots
- Kalender-Export (.ics) für jeden Termin
- Rechnungen ansehen und als PDF drucken
- Freigegebene Dokumente, Profil-Pflege und sichere Nachrichten
- Termine selbst verschieben oder absagen (mit einstellbarer Frist) — und Restguthaben der Mehrfachkarte im Blick
Behandlungen & Tarif 590
Preise, die sich selbst berechnen
Behandlungen bestehen aus Tarif-590-Leistungen — der Preis folgt automatisch.
- Behandlungspreis = Summe der verknüpften Tarifpositionen
- Tarif-Änderungen rechnen alle Behandlungen automatisch neu
- Katalog mit Farben und Dauer für den Kalender
- Erstellte Rechnungen bleiben unverändert (Preis-Snapshot)
Auswertungen
Wissen, wie die Praxis läuft
Umsatz und Auslastung auf einen Blick — ohne Excel.
- Umsatz bezahlt vs. offen, Monat für Monat
- Top-Behandlungen und Termin-Statistik
- Excel-Export für Treuhand und Buchhaltung
- Lohngrundlage: Nettoumsatz je Therapieperson nach Zahlungseingang, aufklappbar bis zur einzelnen Zahlung
- Zeitraum frei wählbar — Umsatz je Versicherer, Standort und Therapieperson
- Debitorenverluste und offene Posten nach Alter (0–30, 31–60, über 90 Tage)
Kassenauszug & Tagesprotokoll
Zahlen, die eine Prüfung aushalten
Für Treuhand, Versicherer und die eigene Kontrolle — mit frei wählbarem Zeitraum.
- Umsatz je Versicherer, Standort und Therapieperson für jeden Zeitraum, dazu Durchschnitte pro Tag, Dauer und Preis
- Kassenauszug je Versicherer für die Wirtschaftlichkeitsprüfung: jede Behandlung mit Dauer, Ziffern und Betrag — auf Wunsch pseudonymisiert
- Tagesprotokoll: alle Behandlungen eines Tages, druckbar oder als Excel
- Absagen mit Kategorie und Gebührenstatus, damit Ausfallhonorare nicht untergehen
Lohngrundlage
Umsatz nach Zahlungseingang, nicht nach Rechnungsdatum
Wer umsatzabhängig entlöhnt, braucht den Monat, in dem das Geld eingegangen ist.
- Nettoumsatz je Therapieperson für einen Kalendermonat, nach tatsächlichem Zahlungseingang
- Jede Zeile aufklappbar bis zur einzelnen Zahlung mit Datum, Rechnung und Patient
- Rückerstattungen mindern den Monat, in dem zurückgezahlt wurde
- CSV-Export für die Lohnbuchhaltung
Spesen & Zeiterfassung
Beleg fotografieren, Stempeluhr drücken — fertig
Zwei kleine Module, die sonst in einer zweiten App laufen.
- Spesenbeleg fotografieren oder als PDF hochladen — am PC auch per QR-Code mit dem Handy
- Die KI liest Datum, Betrag, Händler und Kategorie aus dem Beleg und füllt das Formular vor
- Freigabe oder Ablehnung mit Begründung durch die Praxisleitung, «ausbezahlt» mit einem Klick
- Zeiterfassung: Ein- und Ausstempeln je Standort, Korrektur mit Spur, Monatsübersicht gegen behandelte und fakturierte Zeit
- Monatsexport beider Module als CSV für die Buchhaltung
Für TCM-Praxen: Kräuter-Rezepturen
Rezepturen in Sekunden, nicht auf dem Notizblock
Für TCM-Praxen: strukturierte chinesische Arzneimittel-Rezepturen — mit Arznei-Katalog, klassischen Formeln und PDF für Patient und Apotheke.
- Arznei-Autocomplete (Pinyin · Latein · Deutsch) — der lateinische Name füllt sich automatisch
- Klassische Formeln als Ein-Klick-Vorlagen (Gui Zhi Tang, Xiao Yao San …) plus eigene Vorlagen
- Dosierung in Gramm mit Live-Gesamtmenge, Zubereitungsform und Einnahmehinweis
- PDF als Patienten-Exemplar und Apotheken-Bestellung — auch im Patientenportal einsehbar
Für TCM-Praxen: Akupunktur
Behandlungen sauber dokumentiert
Für TCM-Praxen: genadelte Punkte, Methode und Verlauf — strukturiert statt Zettelwirtschaft.
- Punkte-Autocomplete aus WHO-Codes (LI4, ST36, GV20 …) mit automatischem Pinyin
- Methode je Punkt, Nadeltechnik, Verweildauer und Behandlungsprinzip
- Häufige Kombinationen (Vier Tore, Lumbalgie …) als Vorlagen plus eigene Protokolle
- Jede Behandlung als PDF für die Patientenakte
Team & Datenschutz
Sicher aufgestellt
Rollen, Nachvollziehbarkeit und Schweizer Datenschutz (DSG) sind eingebaut.
- Rollen: Admin, Behandler, Assistenz — mit GLN/ZSR je Behandler
- DSG-Register: Einwilligungen, Löschanträge, Vorfälle
- Mandanten-Trennung, Rate-Limiting und sichere Anmeldung
- Optionale Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes
- Anerkennungen je Behandler (EMR, ASCA, NVS, OdA AM …) mit Vorwarnung vor Ablauf und Rechnungssperre danach
- Unveränderliches Änderungsprotokoll über Dokumentation, Termine und Rechnungen — durchgesetzt von der Datenbank, nicht nur von der Anwendung
- Aufbewahrungsfrist mit Löschkonzept: abgelaufene Dossiers werden vorgeschlagen, nie automatisch gelöscht
- Visumspflicht: von der Assistenz erfasste Leistungen werden erst mit dem Visum der Therapieperson abrechenbar
- Gesamtexport als ZIP: alle Tabellen als JSON, die wichtigsten als CSV, Dokumente als Dateien, ein lesbares Dossier je Patient
- Standorte mit eigenen Öffnungszeiten und Sperrzeiten (Ferien, Weiterbildung) — je Standort oder praxisweit
Nachweis
Was einmal dokumentiert ist, bleibt nachvollziehbar
Bei einer Wirtschaftlichkeitsprüfung zählt der Beleg, dass nachträglich nichts still geändert wurde.
- Jede Änderung an Krankengeschichte, Terminen, Rechnungen und Rezepturen mit Vorher- und Nachher-Wert
- Mit Name und Zeitpunkt — sichtbar, wer wann was geändert hat
- Die Einträge lassen sich nicht bearbeiten und nicht löschen; das verhindert die Datenbank selbst
- Aufbewahrungsfrist mit Löschkonzept: abgelaufene Dossiers werden vorgeschlagen, nie automatisch gelöscht
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